Stockholm kopplar upp arkivet | Offentliga affärer
ÖVRIGT-Toppbanner1260x250
ÖVRIGT-Mobil-Toppbanner-320×320

SENASTE JOBB

• No Posts Found

Stockholm kopplar upp arkivet

Stockholms stads e-arkiv ökar tillgängligheten till stadens information. Det är en viktig demokratisk åtgärd, säger stadsarkivarie Lennart Ploom.

I Stockholms stadsarkiv finns idag 70 000 hyllmeter med papper sparade från 1400-tal fram till och med idag. Utmaningen nu är att se till att också den digitala information som skapas idag bevaras för framtiden. Tidigare lämnade verksamheterna över handlingarna till arkivet när de inte längre behövdes men nu kan i stället ärenden gå till e-arkivet så snart de är klara.

Digitaliseringen av arkivet innebär ökad tillgänglighet.
− Det är mycket stora mängder data som sparas vilket kräver stor kunskap för den som letar efter information. Idag har dokumenten lagrats utifrån var i organisationen de skapats. Det innebär att man behöver känna till vem som hanterar vilka ärenden i staden, berättar Lennart Ploom stadsarkivarie i Stockholm.

I e-arkivet går det att göra fritextsökningar vilket gör det lättare att hitta utan att veta var i organisationen uppgifter finns.
Den rent fysiska tillgängligheten blir också bättre genom att arkivet kopplas till internet. Det är en viktig demokratisk åtgärd, menar Lennart Ploom.
− Potentialen i arkivet blir enormt mycket större. Jämför bara med vad internet har gjort för att demokratisera tillgången till information.

Utmaningar på vägen
Medan användarna i regel tycker att digital tillgänglighet via Internet är en självklarhet har det varit många utmaningar och svåra frågor att lösa på vägen. Att lagra elektronisk information för framtiden ställer mycket stora krav på möjligheten att konvertera utan att information försvinner. Det gäller också att de digitala dokumenten förblir läsbara, det vill säga att det finns program som klarar av att öppna gamla filformat.

− Hur många wordperfect-dokument hanterar du idag till exempel, frågar Lennart Ploom retoriskt.
Det finns fortfarande en del dokument som måste lagras på papper. Handskrivna signaturer till exempel har vi inte tillfredsställande lyckats ersätta med digitala original.

De lagar och regler som ett e-arkiv måste följa är dels offentlighetsprincipens regler om att offentliga dokument ska vara tillgängliga för alla, dels sekretesslagen och personuppgiftslagens bestämmelser om att viss information måste prövas innan den kan lämnas ut.

Förvaltningarna kan utnyttja arkivet i sin dagliga verksamhet.
− När det går snabbt att hitta och byta information med varann kan man undvika att göra samma sak flera gånger inom olika avdelningar.

FAKTA: Stockholms e-arkiv ska
• öka tillgängligheten till stadens information,
• minska kostnaderna för lagring och hantering av information och
• säkerställa digital lagring på lång sikt i enlighet med gällande lagkrav.

SÄG DIN ÅSIKT. SKRIV EN KOMMENTAR!

MER IT

Kommentera

Your email address will not be published. Required fields are marked *