När är e-auktioner användbara? | Offentliga affärer
ÖVRIGT-Toppbanner1260x250
ÖVRIGT-Mobil-Toppbanner-320×320

SENASTE JOBB

• No Posts Found

När är e-auktioner användbara?

E-auktioner är ett effektivt verktyg som pressar priserna i upphandlingen men bör inte tillämpas för ofta. Var också noga med hur du utformar underlaget och se till att ha en plan B.

Göteborgs stads Upphandlingsbolag gjorde sin första upphandling med e-auktion redan 2005. Sedan dess har det blivit ytterligare en handfull e-auktioner. Att det inte har blivit fler beror på att förfarandet endast lämpar sig för vissa typer av produktområden, men det är inte det enda skälet.

– Vi har inte velat använda e-auktioner i för stor utsträckning eftersom vi tror att marknaden då anpassar sig och då blir metoden inte lika verkningsfull, säger Jan Andersson.
Den e-auktion som Göteborgs stad genomförde 2005 blev minst sagt uppmärksammad eftersom man lyckades pressa priserna med över 40 procent. Upphandlingen gällde fast och mobil telefoni och fyra utvalda leverantörer deltog i auktionen.
I år har Göteborgs stad gjort en ny upphandling av telefoni och planerar att avsluta den med en e-auktion, men det blev fördröjt eftersom upphandlingen blev överprövad.

Pressar priserna
Elektronisk auktion används i slutet av upphandlingen, samt vid avrop med förnyad konkurrensutsättning från ett ramavtal. Auktionen innebär i praktiken en förhandling med ett antal godkända leverantörer.
Metoden kan användas i upphandlingar av produkter och tjänster, där förfrågningsunderlaget kan formuleras med stor exakthet, det måste nämligen vara möjligt att rangordna och bedöma anbuden med automatik.

E-auktioner är ett effektivt verktyg som pressar priserna i upphandlingen men det kräver ett noga förarbete.
– Det gäller att ställa frågorna på rätt sätt, definiera produkterna och veta hur mycket man planerar att köpa, förklarar Jan Andersson.
Det är också avgörande att man från början bestämmer sig för hur viktig kvaliteten är i bedömningen av produkten. Man måste fråga sig hur mycket mer man är beredd att betala för kvaliteten.

– Om man viktar kvaliteten till 50 procent skulle det i praktiken innebära att man är beredd att betala dubbelt så mycket för ”bästa” produkt jämfört med den som nätt och jämnt uppfyller kvaliteten.
Tänk efter före, är Jan Anderssons råd.

Vad tycker leverantörerna om förfarandet? Hur har de reagerat?
– Mest positiva. Det är klart att efter vår telefoniupphandling 2005 fanns en och annan leverantör som uttryckte missnöje angående priset, vilket inte var konstigt eftersom vi lyckades pressa priserna så rejält. Men generellt har vi fått veta att leverantörerna tycker att upphandlingsförfarandet är rakt och tydligt. De kan ju följa hela förloppet, hur prisbilden ändras.

Nu är det lagligt
Att Göteborgs stad började med e-auktion redan 2005 är ovanligt tidigt. Det var först i somras som elektronisk auktion infördes i lagen om offentlig upphandling. Innebär lagändringen någon skillnad för Göteborgs stad?

– I praktiken innebär det ingen skillnad för oss. Men nu är det tydligt att det blivit lagligt att genomföra e-auktioner. Tidigare har vi så att säga ägnat oss åt positiv lagtolkning. Det stod ju inte i lagen att det inte var tillåtet, säger Jan Andersson.
Den viktigaste lagändringen från i somras gäller dock inte lagen om offentlig upphandling utan sekretesslagstiftningen.

– Nu är det lagligt möjligt att lämna ut de anbudsuppgifter som behövs för att genomföra en auktion. De leverantörer som lämnar bud ska enligt LOU känna till sin aktuella placering i anbudsstriden. Men det innebär inte nödvändigtvis att de känner till hur många leverantörer som är med och budar.

– Nej, de ser bara det ledande budet och eventuellt sin plats i budgivningen, inte hur många som är aktiva. De kan ju alltid se hur de ligger till eftersom de vet vilket bud de senast lade.

Auktioner väntas öka
Det är fortfarande bara ett fåtal offentliga upphandlare i landet som använder sig av elektroniska auktioner, men Jan Andersson tror att vi kommer att få se en ökning.

– Det kommer absolut bli fler som använder metoden nu när möjligheten är inskriven i lagen. Verktygen finns ju, och det är mycket enkelt att sätta upp en e-auktion. Säkerheten är inte heller något som utgör något hinder.
Under sin första e-auktion 2005 lät man auktionen löpa under flera månader med krav på att den leverantör som inte dagligen uppdaterade sitt anbud åkte ut. Idag ser det lite annorlunda ut.

– Idag anger vi auktionstiden till en timme. Det händer ändå ingenting förrän precis i slutet och trots det sitter alla och avvaktar inledningsvis. Sedan händer det att det drar ut något utöver en timme, eftersom vi har som regel att auktionen inte avslutas förrän det har gått ett visst antal minuter efter det sist lagda anbudet.

Ha en plan B
Vad har du för tips att ge för den som är på väg att sätta upp sin första e-auktion?
– Det måste alltid finnas en plan B. Själva auktionen är kritisk för upphandlingen och det gäller att tekniken fungerar. Informera alla berörda redan i förväg om vad som kommer att ske om tekniken slutar fungera.
Jan Andersson har själv råkat ut för teknikkrångel under en auktion.

– Vi råkade ut för att servern gick ner bara minuter innan en auktion skulle avslutas. Vi kontaktade då anbudsgivarna och sa att auktionen skulle återupptas en timme senare.
Krisen underlättades av att alla var informerade om planen.

– Däremot har vi sagt att anbudsgivarna själva ansvarar för att deras egen uppkoppling fungerar, men det skulle man eventuellt kunna ha en reservplan för också.

SÄG DIN ÅSIKT. SKRIV EN KOMMENTAR!

MER Upphandling

Kommentera

Your email address will not be published. Required fields are marked *