Enhetliga formuleringar i hela landet | Offentliga affärer
ÖVRIGT-Toppbanner1260x250
ÖVRIGT-Mobil-Toppbanner-320×320

Enhetliga formuleringar i hela landet

Enhetligt – men även rättssäkert hos Länsstyrelserna.

Länsstyrelserna har installerat ett IT-stöd för dokumentproduktion som drastiskt har minskat antalet mallar som behövs. Tack vare smarta interaktiva mallar kan handläggarna både snabbare och mer rättssäkert formulera färdiga beslut.

Varje länsstyrelse är en egen myndighet men de senaste åren har man arbetat med en omfattande konsolidering av IT och stödsystem. En centraliserad IT-enhet, ett nytt ärendehanteringssystem och nu senast – ett gemensamt stödsystem för mallar, har inneburit inte bara en effektivisering av verksamheten utan även en förutsättning för enhetlig e-förvaltning.

Systemet Smart Documents har installerats hos samtliga 5 500 medarbetare, och används i dagsläget av de cirka 2000 handläggare som dagligen hanterar myndighetsbeslut kring så vitt skilda frågor som registrering av stiftelser, djur- och naturskyddskontroll eller tillstånd för kameraövervakning.

För att producera ett besked om beslut behövdes tidigare flera olika mallar, en för positivt besked och en för negativt besked samt en hel uppsjö av variationer beroende på ärendets art.

Med den nya lösningen har handläggaren istället ett interaktivt verktyg där hon svarar på ett antal frågor innan dokumentmallen skapas. Därmed minskar behovet av antalet mallar och man säkerställer att samtliga handläggare använder sig av ett enhetligt språk och en enhetlig juridik i sin kommunikation med medborgarna.

Dessutom finns ett system som säkerställer att samtliga uppgifter är ifyllda innan handläggaren har möjlighet att skriva ut beslutet. Detta minskar risken för fel.

Till dokumentet har dessutom diarienummer och mottagaruppgifter hämtats direkt från Länsstyrelsernas ärendehanteringssystem.

För att skapa effektiva och användbara mallar är det handläggare som ansvarar för utformningen.

– Tidigare har det varit de anställda på IT-enheterna som på uppdrag tog fram våra dokumentmallar. Våra erfarenheter visar att resultatet blir betydligt bättre om verksamheten ansvarar för att skapa mallarna, säger Helen Falkenström, projektledare på Länsstyrelserna.

Att öka användningen av gemensamma mallar är inte bara en praktisk åtgärd.

– Det är också en kulturfråga. Handläggare som är vana vid att formulera sig på sitt eget sätt blir mer styrda av att behöva använda mallar. Vi måste etablera en vana som gör det självklart att starta en mall när man ska skapa ett dokument, berättar Helen Falkenström.

Hon berättar att de inledningsvis gjorde en kalkyl på hur mycket effektivare handläggningen kunde bli tack vare de nya mallarna. Siffran man kom fram till var en möjlig tidsbesparing motsvarande 50 heltidstjänster, utslaget på samtliga länsstyrelser.

– Vi är ännu inte där att vi kan mäta besparingen men vi tror fortfarande på beräkningen. Tiden vi sparar på detta kan med fördel läggas på annat, säger Helen Falkenström.

Under nästa år ska alla länsstyrelser byta Office-version, och i samband med bytet kommer Smart Documents även att tillämpas för dokument som skapas utanför ärendehanteringssystemet, till exempel mötesanteckningar eller andra interna dokument.

SÄG DIN ÅSIKT. SKRIV EN KOMMENTAR!

MER IT

Kommentera

Your email address will not be published. Required fields are marked *