Köpsuget fäller omdömet | Offentliga affärer
ÖVRIGT-Toppbanner1260x250
ÖVRIGT-Mobil-Toppbanner-320×320

SENASTE JOBB

• No Posts Found

Köpsuget fäller omdömet

Varför avropa från ramavtal när det är så smidigt att gå på Clas Ohlson? Den frågan besvarar Agneeta Anderson, chef för Upphandlingsstödet på Kammarkollegiet.

Slarv med avtalstrohet kostar svenska myndigheter mycket stora summor varje år i administrativa kostnader och förlorad arbetstid. Hur stor förlusten är när myndighetens trovärdighet får sig en törn är svårare att beräkna.

Ramavtal är en ständig källa till diskussion inom den offentliga upphandlingen. Till Upphandlingsstödets helspdesk kommer ofta frågor om ramavtal. Vanligaste frågan är, tråkigt nog, om man får göra avsteg från ramavtal. Många tycker också att de nya reglerna med förnyad konkurrensutsättning har urholkat möjligheten till förenkling och effektivitet.

Synpunkterna är många och ramavtalstroheten minst sagt varierande och visst finns det både för- och nackdelar. Det är inte självklart att stora volymer i alla sammanhang leder till bättre villkor, det kan finnas risk för att de mindre företagen missgynnas och det kan förekomma att det stora varuhuset eller den lokale leverantören har ett bättre pris på en enstaka produkt.

Jodå, så kan det vara men vad kostar det egentligen att göra avsteg från ramavtalet och vad får man för pengarna när man gör det?     

Köpsuget fäller omdömet
Den statliga och kommunala inköpssamordningen erbjuder idag ett par tusen ramavtal inom varierande varu- och tjänsteområden. Här kan man hitta i princip allt vad en myndighet kan behöva för att driva sin verksamhet – från avancerad IT-utrustning och konsulttjänster till rengöringsprodukter och kollegieblock.

Trots detta är den uppmätta ramavtalstroheten låg. Inom vissa kategorier så låg som 10 procent av den uppskattade volymen. Detta kan naturligtvis bero på att avtalen inte svarar mot myndigheternas behov av en specifik vara eller tjänst eller att myndigheterna inte känner till ramavtalen men det kan inte vara hela sanningen.

Det finns snarare ett utbrett intresse av att på egen hand göra sina inköp. Särskilt vad gäller småsaker som kan införskaffas på närmaste varuhus eller känd möbelkedja vilka självklart tjänstvilligt står beredda att leverera till den köpsugne och därefter fakturera.

Låt oss räkna
Den vetgirige undrar nu säkert varför det är så viktigt att var vara ramavtalstrogen. Spelar det verkligen någon roll var jag köper min mobiltelefon eller bokar min älsklingskonferensanläggning?

Svaret är entydigt ja, och skälet är pengar, eller omskrivet – administration, promenad och brutna löften. Låt mig illustrera vad jag menar:

Administrationskostnad – burr!
Baserat på mina erfarenheter är ett realistiskt antagande att det, vid en genomsnittsmyndighet med 1 000 anställda, finns cirka 4 000 leverantörer som genererar cirka 30 000 fakturor per år.

Minst hälften av dessa leverantörer dyker enbart upp vid ett enda tillfälle för en enda leverans med en enda faktura. Trots detta krävs naturligtvis att leverantören läggs upp i leverantörsreskontra och kanske görs också någon typ av kontroll av leverantören och pengar ska betalas ut.

Enligt gjorda beräkningar kostar en faktura 300-500 kronor att administrera. Det betyder mellan 9-15 miljoner kronor i ren administrationskostnad för vår genomsnittsmyndighet. Burr!

Även om det bara skulle kosta 100 kronor att administrera en faktura handlar det ändå om hela 3 miljoner. Kan vår genomsnittsmyndighet genom ökad ramavtalstrohet minska antalet leverantörer och uppskattningsvis halvera antalet fakturor finns det alltså många miljoner kronor för att tjäna, pengar som kan användas till viktigare saker.

Promenaden är inte gratis
För att införskaffa prylarna krävs ibland en promenad till närmaste försäljningsställe. Låt oss anta att promenaden sker på arbetstid och tar cirka 30 minuter. Om tjänstemannen kostar arbetsgivaren cirka 250 kronor per timme så blir det 125 kronor per 30 minuter.

Grovt skattat går, vid vår genomsnittsmyndighet, minst 20 tjänstemän varje dag på betald arbetstid för att införskaffa något, det vill säga 125 x 20 x 220 arbetsdagar, totalt cirka 550 000 kr per år i promenadkostnad!

Brutna löften
I samband med att man genomför en ramavtalsupphandling förespeglar man anbudsgivarna en viss uppskattad volym, det vill säga ett visst kontraktsvärde baserat på exempelvis förra årets utfall. Utifrån dessa uppgifter prissätter anbudsgivarna sina varor eller tjänster.

Om det sedan visar sig att den egentliga volymen (på grund av ramavtalsotroheten) enbart uppgår till en bråkdel av det förespeglade värdet, leder detta garanterat till försämrade affärsmöjligheter vid framtida upphandlingar.

Höjda prisnivåer och försämrade villkor alternativt att leverantörerna avstår helt från att lämna anbud. Vad detta betyder i reda pengar är förstås svårt att uppskatta men minskad trovärdighet och förlorat anseende kan vara den största förlusten för en upphandlande myndighet.

Så ta därför gärna en extra funderare på följande frågor innan ni nästa gång styr kosan mot köpcentrat; är varorna där verkligen så mycket bättre, och framför allt – är de så mycket billigare?

Agneeta Anderson, chef för Upphandlingsstödet på Kammarkollegiet

SÄG DIN ÅSIKT. SKRIV EN KOMMENTAR!

MER Upphandling

Kommentera

Your email address will not be published. Required fields are marked *