Kan vi lyckas med lean i offentlig sektor? | Offentliga affärer
ÖVRIGT-Toppbanner1260x250
ÖVRIGT-Mobil-Toppbanner-320×320

SENASTE JOBB

• No Posts Found

Kan vi lyckas med lean i offentlig sektor?

Många kom för att lyssna när Jakob Brandt, kommittésekreterare i regeringens Innovationsråd, presenterade rapporten Lean och systemsyn i stat och kommun på ett frukostseminarium på Ekonomistyrningsverket, ESV.

Kan en verksamhetsfilosofi framtagen för biltillverkning i Japan bidra till att vi i Sverige utvecklar bättre offentliga tjänster? Jakob Brandt svarar jakande på den frågan – men poängterar att det är filosofin och inte tekniken som är intressant för offentlig verksamhet.

För offentlig sektor krävs en översättning för att lean ska leda rätt, eftersom offentlig sektor har fler värden att ta hänsyn till jämfört med industrin, inte minst myndighetens uppdrag och krav från riksdag och regering såväl som medborgare och företag.

Rapporten tittar bland annat på förutsättningarna för att standardisera verksamheten när man ägnar sig åt tjänsteproduktion. Standardisering är en central komponent vid lean-arbete inom industrin, men inte lika självklar inom tjänsteverksamhet.

– Istället är medarbetarens förmåga att anpassa sig till de skilda behoven hos medborgare och företagare ofta viktigare än att standarisera, hävdar Jakob Brandt.

Det finns alltså en konflikt mellan kundanpassning och standardiserade arbetssätt, men därmed inte sagt att det inte finns potential i att även standardisera eller rentutav automatisera tjänster inom tjänsteverksamhet.

Analysera onödig efterfrågan
När det gäller standardisering är begreppet ”onödig efterfrågan” särskilt intressant.

– Det är till exempel inte ovanligt att mellan 40 och 50 procent av alla telefonsamtal till en myndighet kan beräknas som onödig efterfrågan, menar Jakob Brandt. Genom att mäta och analysera vad den onödiga efterfrågan beror på kan myndigheterna få ett bra underlag för att utveckla verksamheten och göra den mer ”kundanpassad”.

Dåligt utformade utskick från myndigheten, alltför långtgående standardisering eller stressade medarbetare som inte tillåts ge den service situationen kräver, är tre exempel på sådant som skapar onödig efterfrågan.

Uppföljning för att förbättra systemet
Att sätta upp operativt styrande mål för handläggningstider – vilket är vanligt förkommande inom statsförvaltningen – menar Jakob Brandt är exempel på styrning som kan leda fel. En felaktig styrning kan till exempel medföra att medarbetarna tvingas anpassa sitt beteende för att nå måluppfyllelsen, istället för att vägledas av verksamhetens syfte och uppdrag eller sin profession.

Men syftar ledningens uppföljning snarare till att kunna följa upp systemets utfall och därmed få underlag för att kunna utveckla själva systemet och säkerställa att olika delar inte motverkar varandra så är potentialen en helt annan. Det handlar alltså ytterst om ledningens förhållningsätt till sina styrinstrument och sin verksamhet, inte enbart om hur styrsystemet formulerats.

Avslutningsvis berättar Jakob Brandt om ett projekt som Innovationsrådet och ESV nu inleder tillsammans med Försäkringskassan, Migrationsverket, Skatteverket och Polismyndigheten i Gävleborg. Projektet syftar till att stödja myndigheter som är intresserade av att lägga om sin styrning till att bygga på en systemansats, i syfte att öka verksamhetsanpassningen.

– Erfarenheterna av arbetet kommer förmodligen vara av stort intresse för många myndigheter och kommer därför spridas i förvaltningen.  Så vi kanske får anledning att ses här om ett år igen, avslutar Jakob Brandt ESV:s frukostseminarium.

Källa: ESV (länkad)

SÄG DIN ÅSIKT. SKRIV EN KOMMENTAR!

MER Ekonomi

Kommentera

Your email address will not be published. Required fields are marked *