Kommuners budgetmodell föråldrad | Offentliga Affärer
ÖVRIGT-Toppbanner1260x250
ÖVRIGT-Mobil-Toppbanner-320×320

SENASTE JOBB

• No Posts Found
Ifrågasätter hela budgetens funktion

Kommuners budgetmodell föråldrad

Kommuner och regioner kan inte fortsätta göra budget på samma sätt som amerikansk tillverkningsindustri gjorde för 100 år sedan. Det menar Knut Fahlén och Johan Frisack på Ekan Management. OFFENTLIGA AFFÄRER har intervjuat dem.

I dag skapas ofta budgetar på en så finfördelad nivå att förutsättningarna för samverkan och tillit begränsas, tillägger de. Det leder till att kommunens övergripande mål inte är i fokus utan att det istället är budgeten som styr.

Johan Frisack.

– Hemtjänst, skola och barnomsorg behöver stabilitet snarare än frånvarande chefer som varje höst kämpar mot andra delar i kommunen för att få en lite större del av kakan, anser konsulterna. De påpekar att trots ett omfattande budgetarbete varje höst så revideras sedan budgeten i de flesta kommuner mitt under verksamhetsåret. Främst på grund av att prognoserna slagit fel.

Knut Fahlén.

Garantera tillgången
Managementkonsulterna frågar sig:
– Vad skulle hända om verksamheten i stället fick en garanterad tillgång av kommunens totala intäkter varje år – med stora möjligheter för medarbetarna att uppnå största möjliga nytta med tilldelade medel?

De svarar själva:
– Vi tror att det skulle minska byråkratin, öka möjligheten till värdeskapande och skapa förutsättningar för ökad tillit.

”Ifrågasätt budgetens funktion”
Men den mest utmanande uppgiften är enligt Fahlén och Frisack att ifrågasätta hela budgetens funktion.

– Få delar av kommunal verksamhet startar och slutar vid nyår. Hemtjänst, skola och barnomsorg fungerar enligt samma principer året runt och behöver stabila förutsättningar över tid. För dessa verksamheter går det relativt enkelt att sätta långsiktiga mål och prognoser, slår konsulterna fast.

OFFENTLIGA AFFÄRER fick ställa några frågor.

Hur stora bedömer ni förutsättningarna vara för en omprövning av det budgetsystem som tillämpas i dag och som ni dömer ut som ålderdomligt?

– Det finns god anledning att ha en budget i form av ett dokument som på ett transparent sätt visar hur resurser fördelas. Det är också bra att ha en dialog om hur resurser ska fördelas. Det finns dock inga bra skäl eller legala hinder för att helt slopa hur budget och verksamhetsplan tas fram. Mot bakgrund av krav på kostnadseffektivitet bör processen kraftigt kunna förenklas och förbättras.

– Vår uppfattning är att många tolkar kommunallagen allt för bokstavligt här. Det står till exempel inget om att kostnaderna behöver brytas ner i detaljerade stuprör och att analyserna ska vara bakåtblickande för att visa avvikelser mot fattade beslut med den 31 december som en fiktiv deadline.

Goda förutsättning ompröva
– Just nu är förutsättningarna för omprövning mycket bra. Vi har haft flera kriser senaste 10 åren där å ena sidan budgetar varit föråldrade tidigt in på ett verksamhetsår vilket gör arbetet med budgetering och planering meningslöst. Å andra sidan finns verksamheter som är stabila och knappast kräver en omfattande budgetprocess när det endast är ett förhandlingsspel kring marginella ökningar eller minskningar av resurser.

Kan man bibehålla transparensen och möjligheten till uppföljning med den modell ni skissar (verksamheten får i stället en garanterad tillgång av kommunens totala intäkter varje år – med stora möjligheter för medarbetarna att uppnå största möjliga nytta med tilldelade medel).

– Den traditionella presentationen av budgeten med efterföljande avvikelseanalyser och långa tabeller med detaljer är inte vägen till transparens. Istället bör verksamheter redovisa hur utvecklingen av verksamheten går med hjälp av trendanalyser och jämförelser med likvärdiga. Att en verksamhet förbrukar mer resurser än tilldelat innebär inte nödvändigtvis att de gjort en dålig prestation. Det övergripande politiska målet kanske är nått eller så har yttre förutsättningar krävt mer resurser.

– Självklart blir det en utmaning för revisorer och andra granskare att bedöma om ekonomi och verksamhet är under kontroll. Vi menar att detta lätt kan ses om vi analyserar vart trenden pekar och den övergripande utvecklingen för kommunen eller verksamheten – om det levereras nytta för medborgare och det offentliga utan att utgifterna överstiger inkomsterna.

Vilka åtgärder behövs rent formellt för att man ska kunna ändra budgetmodell?

– Rent lagligt finns inga hinder och vi tror mycket på den nya utredningen som nu görs kring effektiv ekonomistyrning i kommuner och regioner (https://www.regeringen.se/rattsliga-dokument/kommittedirektiv/2020/09/dir.-202088/). Först behöver den offentliga högsta ledningen göra en analys kring om den tid som läggs på budgetprocessen är ändamålsenlig och om dess processer är kostnadseffektiva. Därefter kan de besluta om det behövs förändringar.

Rensa bland mål och detaljer
– Många offentliga verksamheter har redan lyft blicken och rensat bland mål och detaljer, samt utvecklat sättet att vara transparenta mot väljarnas förtroendevalda. Åtminstone på högsta nivån i organisationen. Det blir svårare när förändringen ska genomsyra hela verksamheten där man lärt sig ekonomistyrningens tradition.

Hur de ska gå tillväga finns beskrivet i böcker av Knut Fahlén (Beyond budgeting i praktiken – vägledning till dynamisk ekonomi- och verksamhetsstyrning (Liber, 2016), Dynamic Management Strategy – a guide to management innovation and competitive advantage (BAS, 2018) och Situationsanpassad ekonomi- och verksamhetsstyrning – om tillit, effektivitet och styrning (Komlitt, 2020).

Om debattörerna
Knut Fahlén ekonomie doktor, författare till boken Situationsanpassad ekonomi och verksamhetsstyrning, senior Managementkonsult Ekan Management.
Johan Frisack är affärsområdesansvarig offentlig sektor, senior managementkonsult Ekan Management.

Om Ekan Management
– ett managementkonsultbolag med 30 års erfarenhet av att hjälpa företag och organisationer. Bolaget har sitt ursprung i skandinavisk management genom en forskningsstiftelse vid Handelshögskolan i Göteborg. Verksamheten knoppades av 1985 och Ekan AB bildades. Idag består Ekan Management av runt 70 managementkonsulter. Kontor i Göteborg och Stockholm.

Debattartikeln
refererad här ovan var ursprungligen införd i Dagens Samhälle.

SÄG DIN ÅSIKT. SKRIV EN KOMMENTAR!

MER Åsikter

Kommentera

Your email address will not be published. Required fields are marked *